1. Introduction

Nous sommes Ascent B.V., une société enregistrée aux Pays-Bas sous le numéro de la Chambre de Commerce 92062962. Nos bureaux sont situés à Sophiakade 55, 3061 DK, Rotterdam. Ascent B.V. traite des données personnelles. Lorsque vous visitez notre site web, que vous vous inscrivez sur notre site web, que vous passez une commande sur notre site web, que vous vous inscrivez à notre bulletin d'information ou que vous postulez pour un emploi chez nous, nous traitons vos données personnelles. Si vous postulez à un emploi chez nous, nous devons également traiter vos données personnelles.

Nous accordons de l'importance à votre vie privée et mettons tout en œuvre pour protéger vos données personnelles. C'est pourquoi nous souhaitons vous informer clairement de la manière dont nous traitons vos données, de la finalité du traitement, de la durée de conservation de vos données et de la manière dont nous protégeons vos données à caractère personnel.

Nous vous recommandons de lire attentivement notre déclaration de confidentialité et nos conditions générales avant de partager vos données personnelles avec nous ou de conclure un accord avec nous. Si vous avez des questions après avoir lu la présente déclaration de confidentialité ou nos conditions générales, vous pouvez toujours nous contacter par courrier électronique à l'adresse suivante info@ascent-store.com.

La présente déclaration de confidentialité traite du traitement des données à caractère personnel. Nous entendons par là ce qui suit :

Données personnelles:

Toutes les informations concernant des personnes physiques identifiables. Cela inclut toutes les données qui fournissent directement ou indirectement des informations sur vous, telles que votre nom, votre sexe, votre âge, votre adresse électronique, votre date de naissance et vos données de transaction.

Traitement des données personnelles:

Toutes les actions que nous pouvons effectuer avec vos données personnelles, y compris la collecte, l'utilisation, le stockage, la modification, la transmission et la suppression (partielle) de vos données personnelles.

Nous tenons à souligner que nous n'avons pas l'intention de collecter des données à caractère personnel auprès de personnes âgées de moins de seize (16) ans, à moins qu'elles n'aient obtenu le consentement de leur(s) parent(s) ou tuteur pour conclure un accord avec nous ou visiter notre site web. Nous nous efforçons de vérifier si une personne est âgée de plus de seize (16) ans ou si ses parents ou tuteurs ont donné leur consentement, mais comme nous ne pouvons pas toujours le faire, nous recommandons aux parents ou tuteurs de s'impliquer dans les activités en ligne de leurs enfants.

En principe, nous ne traitons pas de données personnelles particulières. Il s'agit de données qui sont, par nature, très sensibles, telles que les données concernant la race, l'origine ethnique, les préférences politiques et les données génétiques. Ne nous fournissez donc pas de telles données. Nous n'avons pas besoin de ces informations et préférons ne pas les recevoir. Si vous décidez malgré tout de les partager avec nous, c'est votre choix.

Cette déclaration de confidentialité s'applique à tous les traitements de données personnelles mentionnés ici par Ascent, Ascent étant le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (ci-après : RGPD).

2. Personnes

Nous traitons les données personnelles de toutes les personnes avec lesquelles nous avons une relation directe ou indirecte. Cela inclut les catégories suivantes :

• Les personnes qui sont abonnées à notre newsletter ;
• Les personnes qui ont passé une commande sur notre site web ;
• Les parties intéressées ;
• Les personnes qui participent à une enquête ;
• Les personnes exprimant un intérêt pour nos produits et abonnements via les médias sociaux ou d'autres moyens ;
• Les personnes qui postulent pour un emploi chez nous ;

les relations d'affaires.

3. Acquisition

Ascent traite les données personnelles que vous nous avez fournies. Vous fournissez des données personnelles, par exemple, lorsque vous créez un compte, que vous vous abonnez, que vous passez une commande sur notre site web ou que vous répondez à une enquête. En outre, si vous nous contactez par téléphone, sur le site web ou par courrier électronique, nous traitons certaines données personnelles. En outre, vous pouvez fournir des données personnelles lorsque vous visitez notre site web.

Vous n'êtes jamais obligé de nous fournir des données personnelles. Toutefois, si vous ne souhaitez pas fournir certaines données personnelles, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir certains services et produits. Lors de la saisie de données personnelles, nous indiquons quelles données sont nécessaires et quelles données peuvent être fournies à titre facultatif.

Nous obtenons également des données personnelles par le biais de cookies et d'autres techniques. Par exemple, nous pouvons recevoir des informations de la part de tiers, tels que Google, sur votre position estimée. Nous n'utilisons ces informations que dans la mesure où le cadre juridique le permet.

En cas de collaboration avec une société tierce ou dans le cadre d'une autre activité commerciale, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel. Les données peuvent être utilisées à des fins de marketing. Il s'agit de compléter les données de profil général fournies par des tiers afin que nous puissions vous présenter un contenu ou des offres ciblés.

4. Les finalités

Nous traitons vos données à diverses fins. Les principales finalités sont décrites ci-dessous. D'autres finalités de traitement sont étroitement liées aux finalités décrites ci-dessous. Si
nous traitons des données pour une finalité qui ne peut être associée aux finalités décrites ci-dessous, nous vous en informerons en temps utile.

A. Relations avec les clients et administration

Il est nécessaire que nous puissions rester en contact avec vous. Pour optimiser ce contact, il est souhaitable que nous puissions analyser les contacts avec les clients. Nous traitons également les plaintes éventuelles au nom de leur résolution.

Il est essentiel pour nous de déterminer comment s'est déroulée notre relation avec vous et d'en assurer le suivi. Nous devons savoir si vous avez passé une commande sur notre site web, si vous êtes une partie intéressée ou si vous nous avez contactés pour une autre raison. À cette fin, nous traitons votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone (si nous le connaissons), votre sexe (si nous le connaissons), votre statut de paiement, votre historique de paiement, votre commande en cours et votre historique de commande.

En ce qui concerne nos relations d'affaires, il est également nécessaire pour nous de cultiver le contact et la relation. À cette fin, nous recueillons et traitons votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone (le cas échéant), l'état de vos paiements, l'historique de vos paiements, ainsi que vos commandes actuelles et passées.

B. Satisfaction du client et service

Nous accordons une grande importance à la satisfaction de nos clients et l'un des aspects fondamentaux de notre service consiste à fournir des informations sur les parfums. Nous vous conseillons sur les parfums qui pourraient vous convenir et vous plaire. Pour la présélection, le conseil et le partage d'inspiration, nous traitons votre nom, votre sexe (si nous le connaissons), votre tranche d'âge (si nous la connaissons), votre commande actuelle, l'historique de vos commandes et vos futures commandes.

Dans le cadre de la satisfaction des clients et de l'amélioration de nos performances commerciales, nous travaillons également avec des programmes de fidélisation et de recommandation ainsi qu'avec des enquêtes de satisfaction des clients. À cette fin, nous traitons votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre sexe (si nous le connaissons), votre numéro de téléphone (si nous le connaissons), votre statut de paiement, votre historique de paiement, votre commande en cours, votre historique de commande, votre parfum, toute réclamation en votre nom et le retour d'information que vous fournissez dans le cadre de nos enquêtes de satisfaction client.

Nous estimons également qu'il est important, pour la satisfaction de la clientèle, d'analyser quels parfums sont populaires parmi nos clients et quels parfums manquent dans notre assortiment. Nous pouvons ainsi estimer les parfums que nous allons fabriquer et déterminer les parfums préférés. Pour ce faire, nous traitons votre commande actuelle, l'historique de vos commandes et vos commandes futures.

Nous voulons être en mesure de retracer et de résoudre le plus rapidement possible les lacunes et les problèmes liés à vos commandes pour tous nos clients et nos relations d'affaires. Les éventuelles lacunes dans la commande sont enregistrées afin que nous puissions les analyser et éviter qu'elles ne se reproduisent à l'avenir. Pour ce faire, nous traitons votre nom, vos coordonnées, votre adresse électronique (en cas d'envoi avec code de suivi) et vos éventuelles réclamations (en votre nom). Il en va de même en cas de litige. En cas de problèmes techniques, nous utilisons les informations nécessaires à l'identification et à la résolution du problème, telles que le nom, l'adresse, l'adresse électronique, les coordonnées bancaires, l'état du paiement, l'historique des paiements, l'historique des commandes et les adresses IP.

C. Fins de marketing

Nous aimerions vous tenir au courant des dernières nouvelles, offres et promotions d'Ascent et partager notre inspiration. Afin de vous approcher pour des actions et des offres ciblées, nous analysons votre profil de parfum Ascent. Il se peut que nous vous contactions par le biais de bulletins d'information et de promotions. Pour ce faire, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, vos préférences en matière d'e-mail, vos coordonnées, votre sexe (si nous le connaissons), votre âge ou votre groupe d'âge (si nous le connaissons), ainsi que d'autres préférences personnelles ou enquêtes.

D. Campagnes d'échantillonnage ciblé et évaluations

Nous pouvons vous demander de rédiger un commentaire sur nos produits. Nous recueillons votre adresse électronique et votre adresse IP lorsque vous soumettez un avis afin que nous puissions, avec des tiers, vérifier l'authenticité de votre avis et nous protéger contre les faux avis.

E. Livraison des commandes

Si vous passez une commande sur notre site web, nous devons être en mesure de vous l'envoyer. Il est donc nécessaire que nous disposions de vos coordonnées. À cette fin, nous traitons votre nom, vos coordonnées, votre commande en cours et, dans le cas d'un colis avec un code de suivi, votre adresse électronique.

F. Administration financière et obligation comptable

Pour l'administration et la vérification des paiements, des autorisations et des annulations, nous devons traiter des données à caractère personnel. Nous devons conserver certaines données financières à caractère personnel pendant une période plus longue pour nous conformer à nos obligations légales. Il est nécessaire de traiter certaines données personnelles pour pouvoir effectuer le paiement. Dans ce contexte, nous traitons le nom, les coordonnées, les coordonnées bancaires, le statut du paiement, l'historique de la commande et l'historique du paiement.

G. Recrutement

Si vous postulez chez nous, nous devons également traiter des données à caractère personnel, notamment votre nom, votre sexe, votre adresse, votre adresse électronique, votre CV et votre lettre de motivation. Si vous devenez membre de notre équipe, nous conservons les données dont le traitement est légalement obligatoire, telles que le nom, l'adresse, l'âge, les coordonnées bancaires, ainsi que les informations contenues dans votre dossier personnel, telles que votre contrat de travail, les documents connexes, les relevés de congés et les documents relatifs à vos performances.

5. Cookies

Sur notre site web, nous utilisons des cookies et des techniques similaires, telles que des pixels (ci-après dénommés "cookies"), qu'ils proviennent de nous-mêmes ou de tiers. Les cookies sont des fichiers d'information qui peuvent être automatiquement stockés ou lus sur l'appareil du visiteur du site web lorsqu'il visite un site web. Cela se fait par l'intermédiaire du navigateur web de l'appareil.

Nous, ainsi que des tiers, utilisons des cookies aux fins suivantes :

• Permettre les fonctionnalités du site web (cookies techniques et fonctionnels)
• Analyser l'utilisation du site web et, sur la base de cette analyse, améliorer la convivialité du site web
  (cookies analytiques)
• Créer un profil de comportement en ligne et afficher des publicités personnalisées
  (cookies de marketing).

Lors de votre première visite sur notre site web, nous vous présentons une notification expliquant les cookies. Le cas échéant, nous vous demanderons votre consentement à l'utilisation de cookies. Pour une vue d'ensemble des cookies, veuillez vous référer à notre Déclaration sur les cookies.

6. Fondements juridiques

Si nous avons l'intention de traiter vos données à caractère personnel, nous devons disposer d'une base juridique en vertu du GDPR. Le GDPR reconnaît six bases juridiques différentes, et nous basons notre traitement sur quatre d'entre elles, comme décrit ci-dessous.

Il est également possible que nous fondions le traitement de vos données à caractère personnel sur deux ou plusieurs de ces bases.

A. Le consentement

Si vous consentez au traitement, vous devez le faire expressément et par écrit. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Nous fondons notre traitement à des fins de marketing, telles qu'une publicité et un ciblage efficaces, sur le consentement. Si vous n'autorisez pas nos cookies, nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données à caractère personnel nécessaires pour une publicité et un ciblage efficaces. Nous vous demanderons également votre consentement pour vous contacter avec des bulletins d'information et des promotions. Vous pouvez indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir ces communications. Chaque lettre d'information contient un lien de désinscription.

B. Nécessaire à l'exécution du contrat

Nous traitons les données à caractère personnel lorsqu'elles sont essentielles à l'exécution de nos obligations contractuelles à votre égard. Ce traitement est intrinsèquement lié à l'accord et constitue un résultat naturel de notre engagement à fournir des services.

Nous fondons le traitement, entre autres, sur notre relation avec les clients, l'administration des clients, la présélection et la fourniture d'informations sur les parfums, l'envoi de commandes sur cette base.

C. Nécessité d'une obligation légale

Le traitement des données à caractère personnel peut être nécessaire au respect d'une obligation légale. Cela implique souvent une période de conservation minimale des données à caractère personnel. C'est le cas, par exemple, du traitement de l'administration financière et des obligations comptables, de l'administration des ventes et des achats, de l'administration des comptes clients et des comptes fournisseurs.

D. Nécessité d'un intérêt légitime

Le traitement de données à caractère personnel est également autorisé s'il est nécessaire à la protection de nos intérêts. Nous mettons toujours en balance nos intérêts et vos intérêts, droits et libertés avant de décider de fonder notre traitement sur un intérêt légitime. Par exemple, nous examinons si nous pouvons atteindre le même objectif d'une autre manière sans avoir besoin de vos données.

Nous fondons le traitement de nos analyses et prévisions sur la base de l'intérêt légitime. En ce qui concerne le traitement visant à satisfaire les clients, nous le fondons à la fois sur notre intérêt légitime et sur la nécessité d'exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous.

Dans le cadre du recrutement d'employés, nous traitons des données à caractère personnel telles que votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre CV et toute lettre de motivation, également sur la base de notre intérêt légitime.

7. Partage des données

A. Ascent

Au sein d'Ascent, les employés n'ont accès à vos données personnelles que dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches. Tous les employés sont liés par des obligations de confidentialité strictes, garantissant la confidentialité et la sécurité de vos informations. Les données personnelles peuvent être partagées, échangées et combinées au sein d'Ascent aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité.

B. Tiers

Nous nous abstenons de partager vos données personnelles avec des tiers, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre des objectifs de traitement spécifiques.

En tant que responsable du traitement des données, nous pouvons employer des sous-traitants qui traitent les données personnelles en notre nom. Ces sous-traitants sont soigneusement sélectionnés et liés par tous les accords nécessaires pour garantir votre vie privée. Nous déterminons la finalité et les moyens du traitement, en conservant le contrôle final. Le sous-traitant traite vos données à caractère personnel conformément à nos instructions et à nos normes de sécurité.

Les données ne sont transférées vers des pays extérieurs à l'UE que dans la mesure où les sous-traitants sont engagés dans le traitement de données à caractère personnel en dehors de l'UE. Il est également possible que nos sous-traitants fassent appel à des (sous-)sous-traitants situés en dehors de l'UE. Dans ce cas, nous veillons à ce que ces données soient protégées de manière équivalente à ce qu'elles sont dans l'UE.

8. Conservation de vos données personnelles

Les données à caractère personnel sont conservées pendant l'exécution de l'accord. Par la suite, les données sont conservées aussi longtemps qu'il est raisonnable de le faire eu égard à la finalité du traitement des données. Dans la mesure du possible, les données sont pseudonymisées ou anonymisées.

9. Sécurité de vos données personnelles

Nous appliquons des mesures de sécurité organisationnelles et techniques rigoureuses pour protéger efficacement vos données à caractère personnel. Toutes les données personnelles qui nous sont fournies sont traitées de manière confidentielle, dans le but d'empêcher l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou tout autre ajustement non autorisé de vos données personnelles.

10. Vos droits

Nous avons le droit de traiter vos données à caractère personnel sur la base des fondements juridiques susmentionnés. Toutefois, vous disposez également de plusieurs droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Notez que ces droits sont soumis à des conditions. Pour toute question ou réclamation concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante info@ascent-store.com.

A. Droit à une information claire

Vous avez le droit de savoir quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi nous le faisons et comment. Par la présente déclaration de confidentialité, nous nous efforçons de vous fournir des informations complètes et transparentes.

B. Droit d'accès et de rectification

Si vous souhaitez accéder aux données que nous traitons à votre sujet, vous pouvez demander l'accès à vos données personnelles. Nous sommes tenus de donner suite à cette demande. Si vous estimez que vos données ont été traitées de manière incorrecte ou incomplète, vous pouvez en demander la rectification, que ce soit en les complétant ou en les modifiant.

C. Droit à l'effacement de vos données

Vous avez le droit de nous demander d'effacer toutes les données que nous avons traitées à votre sujet. Nous ne sommes pas toujours tenus de donner suite à cette demande, car il peut arriver que nous devions conserver certaines données à caractère personnel en raison d'une obligation légale.

D. Droit à la limitation

Vous pouvez demander une limitation temporaire du traitement de vos données à caractère personnel. Cela peut se produire si les données traitées sont inexactes, si le traitement est considéré comme illégal, s'il n'est plus nécessaire ou si vous vous opposez à notre traitement de vos données personnelles.

E. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de nous demander d'obtenir ou de transférer toutes les données à caractère personnel que nous avons traitées à votre sujet dans un format structuré et lisible ou de les transférer à une autre partie. Le transfert à un tiers n'est possible que dans la mesure où cela est techniquement réalisable.

F. Droit d'opposition au traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez principalement vous opposer au marketing direct, tel que la publicité fondée sur un intérêt légitime, pour lequel vous n'avez pas donné votre consentement. Vous pouvez également vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles en raison de circonstances personnelles spécifiques. Cela ne s'applique que si les données à caractère personnel sont traitées sur la base d'un intérêt légitime. Si aucun motif impérieux ne justifie le traitement, nous devons cesser de traiter vos données à caractère personnel.

G. Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée

Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée et vous ne pouvez pas faire l'objet de décisions entièrement automatisées. Il s'agit de décisions qui peuvent affecter de manière significative la personne concernée ou avoir des conséquences juridiques pour elle sans intervention humaine.

H. Réclamations et recours aux droits

Si vous avez une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez invoquer l'un des droits susmentionnés, nous nous engageons à résoudre le problème avec vous. Dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, nous vous indiquerons si nous pouvons y donner suite. Ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes. Veuillez noter que, pour confirmer votre identité, nous pouvons vous demander des informations spécifiques sur le site
, afin de prévenir les fraudes et les abus. Si nous ne parvenons pas à un accord, vous avez le droit de déposer à tout moment une plainte auprès de l'Autorité néerlandaise de protection des données.

11. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment. Si des modifications vous concernent, nous vous en informerons en temps utile.

Version

Décembre 2023