Privacy Algemene voorwaarden

1. Inleiding

Wij zijn Ascent BV, een in Nederland geregistreerd bedrijf met KvK-nummer 92062962. Ons kantoor is gevestigd aan de Sophiakade 55, 3061 DK, Rotterdam. Ascent BV verwerkt persoonsgegevens. Wanneer u onze website bezoekt, zich abonneert op onze website, een bestelling plaatst op onze website, zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of solliciteert naar een functie bij ons, verwerken wij uw persoonsgegevens. Als u solliciteert naar een functie bij ons, moeten wij ook uw persoonsgegevens verwerken.

Wij hechten waarde aan uw privacy en doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. Daarom willen we u duidelijk informeren over hoe wij uw gegevens verwerken, het doel van de verwerking, hoe lang wij uw gegevens bewaren en hoe wij uw persoonsgegevens beschermen.

Wij raden u aan om zowel onze privacyverklaring als onze algemene voorwaarden zorgvuldig te lezen voordat u uw persoonsgegevens met ons deelt of een overeenkomst met ons aangaat. Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring of onze algemene voorwaarden nog vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via info@ascent-store.com .

In deze privacyverklaring wordt de verwerking van persoonsgegevens besproken. Hieronder verstaan wij:

Persoonsgegevens :

Alle informatie over identificeerbare natuurlijke personen. Dit omvat alle gegevens die direct of indirect informatie over u verschaffen, zoals uw naam, geslacht, leeftijd, e-mailadres, geboortedatum en transactiegegevens.

Verwerking van persoonsgegevens :

Alle handelingen die wij met uw persoonsgegevens kunnen uitvoeren, waaronder het verzamelen, gebruiken, opslaan, wijzigen, doorsturen en (gedeeltelijk) verwijderen van uw persoonsgegevens.

Wij willen u erop wijzen dat wij niet van plan zijn persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan zestien (16) jaar, tenzij zij toestemming hebben verkregen van hun ouder(s) of voogd om een overeenkomst met ons aan te gaan of onze website te bezoeken. Wij proberen na te gaan of iemand ouder is dan zestien (16) jaar en of hun ouder(s) of voogd toestemming hebben gegeven. Omdat wij dit echter niet altijd kunnen controleren, raden wij ouders of voogden aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

Wij verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die naar hun aard extra gevoelig zijn, zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke voorkeuren en genetische gegevens. Verstrek deze gegevens daarom niet aan ons. Wij hebben die gegevens niet nodig en ontvangen ze bij voorkeur ook niet. Als u ervoor kiest om ze toch met ons te delen, is dat uw eigen keuze.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die hierin worden genoemd door Ascent, waarbij Ascent de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

2. Personen

Wij verwerken persoonsgegevens van alle personen met wie wij een directe of indirecte relatie hebben. Hieronder vallen de volgende categorieën:

Personen die geabonneerd zijn op onze nieuwsbrief;
Personen die een bestelling op onze website hebben geplaatst;
Belanghebbenden;
Personen die deelnemen aan een enquête;
Personen die via sociale media of andere middelen interesse tonen in onze producten en abonnementen;
Personen die solliciteren naar een functie bij ons;

Zakelijke relaties.

3. Acquisitie

Ascent verwerkt persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. U verstrekt bijvoorbeeld persoonsgegevens wanneer u een account aanmaakt, zich abonneert, een bestelling plaatst op onze website of een enquête invult. Daarnaast verwerken wij bepaalde persoonsgegevens wanneer u telefonisch, via de website of per e-mail contact met ons opneemt. Daarnaast verstrekt u mogelijk persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt.

U bent nooit verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Indien u echter bepaalde persoonsgegevens niet wilt verstrekken, is het mogelijk dat wij u bepaalde diensten en producten niet kunnen aanbieden. Bij het invullen van uw persoonsgegevens geven wij aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke optioneel verstrekt kunnen worden.

Er zijn ook persoonsgegevens die we verkrijgen via cookies en andere technieken. Zo kunnen we bijvoorbeeld informatie ontvangen van derden, zoals Google, over uw geschatte locatie. We gebruiken deze informatie alleen voor zover wettelijk toegestaan.

In geval van samenwerking met een derde bedrijf of een andere bedrijfsactiviteit kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Dit houdt in dat wij algemene profielgegevens van derden aanvullen, zodat wij u gerichte content of aanbiedingen kunnen tonen.

4. Doeleinden

Wij verwerken uw gegevens voor verschillende doeleinden. De belangrijkste doeleinden worden hieronder beschreven. Andere verwerkingsdoeleinden hangen nauw samen met de hieronder beschreven doeleinden. Als
Indien wij uw gegevens voor een doel verwerken dat niet gekoppeld kan worden aan de hieronder genoemde doelen, zullen wij u hierover tijdig informeren.

A. Klantenrelatie en administratie

Het is noodzakelijk dat we contact met u kunnen onderhouden. Om dit contact te optimaliseren, is het wenselijk dat we klantcontact kunnen analyseren. Ook verwerken we eventuele klachten in naam van de klant om deze op te lossen.

Het is essentieel voor ons om te bepalen hoe onze relatie met u tot stand is gekomen en om deze te monitoren. We moeten weten of u een bestelling op onze website heeft geplaatst, of u een geïnteresseerde bent, of dat u om een andere reden contact met ons heeft opgenomen. Hiervoor verwerken wij uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien bij ons bekend), geslacht (indien bij ons bekend), betaalstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling en bestelgeschiedenis.

Ook met betrekking tot onze zakelijke relaties is het voor ons noodzakelijk om zowel het contact als de relatie te onderhouden. Hiervoor verzamelen en verwerken wij uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien beschikbaar), betalingsstatus, betalingsgeschiedenis en zowel huidige als eerdere bestellingen.

B. Klanttevredenheid en service

Klanttevredenheid staat bij ons voorop en een fundamenteel aspect van onze service is het verstrekken van informatie over parfums. We adviseren u over geuren die bij u passen en die u wellicht leuk vindt. Voor de voorselectie, het geven van advies en het delen van inspiratie verwerken we uw naam, geslacht (indien bij ons bekend), leeftijdscategorie (indien bij ons bekend), huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen.

In het kader van klanttevredenheid en het verbeteren van onze bedrijfsprestaties werken we ook met loyaliteits- en verwijzingsprogramma's en klanttevredenheidsonderzoeken. Hiervoor verwerken we uw naam, adresgegevens, e-mailadres, geslacht (indien bij ons bekend), telefoonnummer (indien bij ons bekend), betaalstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling, bestelgeschiedenis, parfum, eventuele klachten op uw naam en de feedback die u geeft in onze klanttevredenheidsonderzoeken.

Voor de klanttevredenheid vinden we het ook belangrijk om te analyseren welke geuren populair zijn bij onze klanten en welke geuren ontbreken in ons assortiment. Zo kunnen we inschatten welke geuren we gaan produceren en kunnen we favoriete parfums bepalen. Hiervoor verwerken we uw huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen.

We willen eventuele tekortkomingen en problemen met uw bestellingen zo snel mogelijk kunnen traceren en oplossen voor al onze klanten en relaties. Eventuele tekortkomingen in de bestelling registreren we, zodat we deze kunnen analyseren en kunnen voorkomen dat ze in de toekomst vaker voorkomen. Hiervoor verwerken we uw naam, adresgegevens, e-mailadres (in geval van verzending met track & trace-code) en eventuele klachten (op uw naam). Hetzelfde geldt in geval van geschillen. Bij technische problemen gebruiken we de gegevens die nodig zijn om het probleem te identificeren en op te lossen, zoals naam, adresgegevens, e-mailadres, bankgegevens, betalingsstatus, betalingsgeschiedenis, bestelgeschiedenis en IP-adressen.

C. Marketingdoeleinden

We willen u graag op de hoogte houden van het laatste nieuws, aanbiedingen en acties van Ascent en u graag inspireren. Om u te benaderen voor gerichte acties en aanbiedingen, analyseren we uw Ascent-parfumprofiel. U kunt door ons worden benaderd via nieuwsbrieven en acties. Hiervoor verwerken we uw naam, e-mailadres, e-mailvoorkeuren, adresgegevens, geslacht (indien bij ons bekend), leeftijd of leeftijdscategorie (indien bij ons bekend) en andere persoonlijke voorkeuren of enquêtes.

D. Gerichte bemonsteringscampagnes en beoordelingen

We kunnen u vragen een review over onze producten te schrijven. We verzamelen uw e-mailadres en IP-adres wanneer u een review indient, zodat wij, samen met derden, de authenticiteit van uw review kunnen verifiëren en u kunnen beschermen tegen nepreviews.

E. Levering van bestellingen

Als u via onze website bestelt, moeten we uw bestelling naar u kunnen verzenden. Het is daarom noodzakelijk dat we uw adresgegevens hebben. Hiervoor verwerken we uw naam, adresgegevens, huidige bestelling en in het geval van een pakket met track & trace-code ook uw e-mailadres.

F. Financiële administratie en boekhoudkundige verplichtingen

Voor de administratie en verificatie van betalingen, autorisaties en storneringen moeten wij persoonsgegevens verwerken. Om te voldoen aan onze wettelijke verplichting, moeten wij bepaalde financiële persoonsgegevens langer bewaren. Om de betaling te kunnen verrichten, is het verwerken van bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk. In dit kader verwerken wij naam, contactgegevens, bankgegevens, betalingsstatus, bestelgeschiedenis en betaalgeschiedenis.

G. Werving

Als u bij ons solliciteert, moeten we ook persoonsgegevens verwerken, waaronder uw naam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, cv en motivatiebrief. Als u deel uitmaakt van ons team, bewaren we gegevens die wettelijk verplicht zijn te verwerken, zoals naam, adres, leeftijd, bankgegevens en de gegevens in uw personeelsdossier, zoals uw arbeidsovereenkomst, bijbehorende documenten, verlofregistratie en functioneringsdocumenten.

5. Koekjes

Op onze website maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels (hierna: cookies), zowel van onszelf als van derden. Cookies zijn informatiebestandjes die bij een bezoek aan een website automatisch op het apparaat van de websitebezoeker kunnen worden opgeslagen of uitgelezen. Dit gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij en derden gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:

Het inschakelen van functionaliteiten van de website (technische en functionele cookies)
Het analyseren van het websitegebruik en, op basis van de analyse, het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van de website
(analytische cookies)
Het maken van een profiel van online gedrag en het tonen van gepersonaliseerde advertenties
(marketingcookies)

Bij uw eerste bezoek aan onze website tonen wij een melding met uitleg over cookies. Indien nodig vragen wij u om toestemming voor het gebruik van cookies. Voor een overzicht van de cookies verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring.

6. Wettelijke grondslagen

Als we uw persoonsgegevens willen verwerken, moeten we daarvoor een wettelijke basis hebben onder de AVG. De AVG kent zes verschillende wettelijke grondslagen, waarvan wij onze verwerking op vier baseren, zoals hieronder beschreven.

Het is ook mogelijk dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens op twee of meer van deze gronden baseren.

A. Toestemming

Indien u toestemming geeft voor de verwerking, dient u deze uitdrukkelijk en schriftelijk te verlenen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Wij baseren onze verwerking voor marketingdoeleinden, zoals efficiënte reclame en targeting, op toestemming. Als u onze cookies niet toestaat, mogen wij uw persoonsgegevens die nodig zijn voor efficiënte reclame en targeting niet verwerken. Wij vragen ook toestemming om u te contacteren met nieuwsbrieven en promoties. U kunt aangeven dat u deze communicatie niet langer wilt ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

B. Noodzakelijk voor de uitvoering van het contract

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Deze verwerking is inherent verbonden aan de overeenkomst en is een logisch gevolg van onze toewijding aan het verlenen van diensten.

Wij baseren de verwerking onder meer op onze klantrelatie, klantenadministratie, het voorselecteren en informeren over parfums en op deze basis het verzenden van bestellingen.

C. Noodzakelijk voor een wettelijke verplichting

De verwerking van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Vaak geldt hiervoor een minimale bewaartermijn voor persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verwerking van financiële administratie en boekhoudkundige verplichtingen, verkoop- en inkoopadministratie en debiteuren- en crediteurenadministratie.

D. Noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang

De verwerking van persoonsgegevens is ook toegestaan indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze belangen. We wegen onze belangen altijd af tegen uw belangen, rechten en vrijheden voordat we onze verwerking baseren op een gerechtvaardigd belang. Zo overwegen we bijvoorbeeld of we hetzelfde doel ook op een andere manier kunnen bereiken zonder uw gegevens nodig te hebben.

Wij baseren de verwerking van onze analyses en prognoses op de grondslag gerechtvaardigd belang. Wat betreft de verwerking ten behoeve van klanttevredenheid baseren wij deze op zowel ons gerechtvaardigd belang als de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan.

In het kader van werving en selectie van personeel verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, cv en eventuele motivatiebrief mede op basis van ons gerechtvaardigd belang.

7. Gegevensdeling

A. Beklimming

Binnen Ascent hebben medewerkers uitsluitend toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Alle medewerkers zijn gebonden aan strikte geheimhoudingsverplichtingen, waardoor de privacy en veiligheid van uw gegevens gewaarborgd zijn. Persoonsgegevens kunnen binnen Ascent worden gedeeld, uitgewisseld en gecombineerd voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.

B. Derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is om specifieke verwerkingsdoeleinden te realiseren.

Als verwerkingsverantwoordelijke kunnen wij verwerkers inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkers worden zorgvuldig geselecteerd en zijn gebonden aan alle overeenkomsten die nodig zijn om uw privacy te waarborgen. Wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking en behouden de uiteindelijke controle. De verwerker verwerkt uw persoonsgegevens op basis van onze instructies en beveiligingsnormen.

Gegevens worden alleen doorgegeven aan landen buiten de EU voor zover verwerkers persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Het is ook mogelijk dat onze verwerkers (sub)verwerkers buiten de EU inschakelen. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat deze gegevens op een gelijkwaardige manier worden beschermd als in de EU.

8. Bewaring van uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de uitvoering van de overeenkomst. Daarna worden de gegevens bewaard zolang dat redelijk is gelet op het verwerkingsdoel waarvoor ze zijn verwerkt. Waar mogelijk worden gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hanteren strenge organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens effectief te beschermen. Alle aan ons verstrekte persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld, met als doel ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of andere ongeoorloofde wijzigingen van uw persoonsgegevens te voorkomen.

10. Uw rechten

Wij hebben het recht om uw persoonsgegevens te verwerken op basis van de bovengenoemde wettelijke grondslagen. U heeft echter ook verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat deze rechten aan voorwaarden zijn gebonden. Voor vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@ascent-store.com .

A. Recht op duidelijke informatie

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe. Met deze privacyverklaring streven wij ernaar u zo volledig en transparant mogelijk te informeren.

B. Recht op toegang en rectificatie

Als u inzage wilt in de gegevens die wij over u verwerken, kunt u een verzoek tot inzage in uw persoonsgegevens indienen. Wij zijn verplicht hieraan te voldoen. Als u van mening bent dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, kunt u verzoeken om verbetering, hetzij door aanvulling, hetzij door wijziging.

C. Recht op verwijdering van uw gegevens

U hebt het recht ons te verzoeken alle gegevens die wij over u hebben verwerkt, te verwijderen. Wij hoeven niet altijd aan dit verzoek te voldoen, aangezien het kan voorkomen dat wij bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren op basis van een wettelijke verplichting.

D. Recht op beperking

U kunt een tijdelijke beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens aanvragen. Dit kan gebeuren als de verwerkte gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, niet langer noodzakelijk is of als u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

E. Recht op gegevensportabiliteit

U hebt het recht om ons te verzoeken om alle persoonsgegevens die wij over u verwerken in een gestructureerde en leesbare vorm te verkrijgen, over te dragen of over te dragen aan een andere partij. Overdracht aan een derde partij is alleen mogelijk voor zover technisch haalbaar.

F. Recht om bezwaar te maken tegen verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt in de eerste plaats bezwaar maken tegen direct marketing, zoals reclame op basis van een gerechtvaardigd belang, waarvoor u geen toestemming heeft gegeven. U kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden. Dit geldt alleen als persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. Indien er geen dwingende gronden zijn om de verwerking te rechtvaardigen, moeten wij de verwerking van uw persoonsgegevens staken.

G. Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U hebt het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming en u mag niet worden onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluitvorming. Dit zijn besluiten die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor de betrokkene of juridische gevolgen kunnen hebben zonder menselijke tussenkomst.

H. Klachten en beroepen op rechten

Als u een klacht heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens of als u een van de bovenstaande rechten wilt inroepen, streven wij ernaar om het probleem met u op te lossen. Binnen een maand na ontvangst van uw verzoek laten wij u weten of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd voor complexe verzoeken. Houd er rekening mee dat wij u om specifieke informatie kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen.
informatie, het voorkomen van fraude en misbruik. Mochten we er samen niet uitkomen, dan heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Indien wijzigingen voor u relevant zijn, zullen wij u hierover tijdig informeren.