1. Introductie

Wij zijn Ascent B.V., een in Nederland geregistreerd bedrijf met KvK-nummer 92062962. Ons kantoor is gevestigd aan de Sophiakade 55, 3061 DK, Rotterdam. Ascent B.V. verwerkt persoonsgegevens. Wanneer u onze website bezoekt, zich inschrijft op onze website, een bestelling plaatst op onze website, zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of solliciteert naar een functie bij ons, verwerken wij uw persoonsgegevens. Als je bij ons solliciteert naar een functie, moeten we ook je persoonsgegevens verwerken.

Wij hechten veel waarde aan uw privacy en doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. Daarom willen we u duidelijk informeren over hoe we uw gegevens verwerken, het doel van de verwerking, hoe lang we uw gegevens bewaren en hoe we uw persoonsgegevens beschermen.

We raden je aan om zowel onze Privacyverklaring als onze Algemene Voorwaarden zorgvuldig te lezen voordat je je persoonsgegevens met ons deelt of een overeenkomst met ons aangaat. Als u na het lezen van deze Privacyverklaring of onze Algemene voorwaarden nog vragen hebt, kunt u altijd contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@ascent-store.com.

In deze Privacyverklaring wordt de verwerking van persoonsgegevens besproken. Wij verstaan hieronder het volgende:

Persoonsgegevens:

Alle informatie over identificeerbare natuurlijke personen. Hieronder vallen alle gegevens die direct of indirect informatie over u verschaffen, zoals uw naam, geslacht, leeftijd, e-mailadres, geboortedatum en uw transactiegegevens.

Verwerking van persoonsgegevens:

Alle handelingen die wij met uw persoonsgegevens kunnen uitvoeren, waaronder het verzamelen, gebruiken, opslaan, wijzigen, doorsturen en (gedeeltelijk) verwijderen van uw persoonsgegevens.

We willen erop wijzen dat we niet de intentie hebben persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan zestien (16) jaar, tenzij zij toestemming hebben gekregen van hun ouder(s) of voogd om een overeenkomst met ons aan te gaan of onze website te bezoeken. We proberen te controleren of iemand ouder is dan zestien (16) jaar en of ouder(s) of voogd toestemming hebben gegeven, maar omdat we dit niet altijd kunnen controleren, raden we ouders of voogden aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

In principe verwerken we geen bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die door hun aard extra gevoelig zijn, zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke voorkeuren en genetische gegevens. Verstrek dergelijke gegevens daarom niet aan ons. Wij hebben deze gegevens niet nodig en ontvangen ze liever niet. Als u er toch voor kiest om deze gegevens met ons te delen, dan is dat uw keuze.

Dit PrivacyStatement is van toepassing op alle hierin genoemde verwerkingen van persoonsgegevens door Ascent, waarbij Ascent de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: GDPR).

2. Personen

Wij verwerken persoonsgegevens van alle personen met wie wij een directe of indirecte relatie hebben. Hieronder vallen de volgende categorieën:

• Personen die zijn ingeschreven op onze nieuwsbrief;
• Personen die een bestelling hebben geplaatst op onze website;
• Geïnteresseerden;
• Personen die deelnemen aan een enquête;
• Personen die interesse tonen in onze producten en abonnementen via social media of andere middelen;
• Personen die solliciteren naar een functie bij ons;

Zakelijke relaties.

3. Acquisitie

Ascent verwerkt persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt. U verstrekt persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer u een account aanmaakt, zich inschrijft, een bestelling plaatst op onze website of een enquête invult. Daarnaast verwerken wij bepaalde persoonsgegevens als u telefonisch, via de website of per e-mail contact met ons opneemt. Verder kunt u persoonsgegevens verstrekken wanneer u onze website bezoekt.

U bent nooit verplicht om persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken. Als u echter bepaalde persoonsgegevens niet wilt verstrekken, is het mogelijk dat wij bepaalde diensten en producten niet aan u kunnen aanbieden. Bij het invoeren van persoonsgegevens geven wij aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke gegevens optioneel kunnen worden verstrekt.

Er zijn ook persoonsgegevens die we verkrijgen via cookies en andere technieken. Wij kunnen bijvoorbeeld informatie van derden, zoals Google, ontvangen over uw geschatte locatie. We gebruiken deze informatie alleen voor zover het wettelijk kader dit toestaat.

In geval van samenwerking met een derde bedrijf of een andere bedrijfsactiviteit kunnen we ook persoonsgegevens verwerken. De gegevens kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Het gaat hierbij om het aanvullen van algemene profielgegevens van derden, zodat we je gerichte inhoud of aanbiedingen kunnen tonen.

4. Doeleinden

Wij verwerken uw gegevens voor verschillende doeleinden. De belangrijkste doeleinden worden hieronder beschreven. Andere doeleinden voor verwerking hangen nauw samen met de hieronder beschreven doeleinden. Indien
wij gegevens verwerken voor een doel dat niet in verband kan worden gebracht met onderstaande doeleinden, zullen wij u hiervan tijdig op de hoogte stellen.

A. Klantrelatie en administratie

Het is voor ons noodzakelijk om contact met u te kunnen onderhouden. Om dit contact te optimaliseren is het wenselijk dat we het klantcontact kunnen analyseren. Ook verwerken we eventuele klachten om deze op te lossen.

Het is voor ons essentieel om vast te stellen hoe onze relatie met jou tot stand is gekomen en om deze te bewaken. We moeten weten of u een bestelling hebt geplaatst op onze website, of u een geïnteresseerde bent, of dat u om een andere reden contact met ons hebt opgenomen. Hiervoor verwerken wij uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien bij ons bekend), geslacht (indien bij ons bekend), betaalstatus, betalingsgeschiedenis, huidige bestelling en bestelgeschiedenis.

Met betrekking tot onze zakelijke relaties is het voor ons ook noodzakelijk om zowel het contact als de relatie te onderhouden. Hiervoor verzamelen en verwerken we je naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien beschikbaar), betaalstatus, betaalgeschiedenis en zowel huidige als eerdere bestellingen.

B. Klanttevredenheid en service

Klanttevredenheid staat bij ons hoog in het vaandel en een fundamenteel aspect van onze service bestaat uit het verstrekken van informatie over parfums. We adviseren je over geuren die bij je passen en die je misschien lekker vindt. Voor voorselectie, advies en het delen van inspiratie verwerken we je naam, geslacht (indien bij ons bekend), leeftijdsgroep (indien bij ons bekend), huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen.

In het kader van klanttevredenheid en het verbeteren van onze bedrijfsprestaties werken we ook met loyaliteits- en verwijzingsprogramma's en klanttevredenheidsonderzoeken. Hiervoor verwerken we uw naam, adresgegevens, e-mailadres, geslacht (indien bij ons bekend), telefoonnummer (indien bij ons bekend), betaalstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling, bestelgeschiedenis, geur, eventuele klachten op uw naam en de feedback die u geeft in onze klanttevredenheidsonderzoeken.

We vinden het ook belangrijk voor de klanttevredenheid om te analyseren welke geuren populair zijn onder onze klanten en welke geuren ontbreken in ons assortiment. Op deze manier kunnen we inschatten welke geuren we gaan produceren en kunnen we favoriete parfums bepalen. Hiervoor verwerken we je huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestelling.

We willen eventuele tekortkomingen en problemen met je bestellingen zo snel mogelijk kunnen opsporen en oplossen voor al onze klanten en zakenrelaties. Eventuele tekortkomingen in de bestelling worden vastgelegd, zodat we deze kunnen analyseren en in de toekomst vaker kunnen voorkomen. Hiervoor verwerken we je naam, adresgegevens, e-mailadres (in geval van verzending met track & trace code) en eventuele klachten (op jouw naam). Hetzelfde geldt voor eventuele geschillen. In geval van technische problemen gebruiken we de informatie die nodig is om het probleem te identificeren en op te lossen, zoals naam, adresgegevens, e-mail, bankgegevens, betaalstatus, betaalgeschiedenis, bestelgeschiedenis en IP-adressen.

C. Marketingdoeleinden

Wij willen u graag op de hoogte houden van het laatste Ascent nieuws, aanbiedingen en acties en inspiratie delen. Om u te benaderen voor gerichte acties en aanbiedingen, analyseren wij uw Ascent parfumprofiel. U kunt door ons benaderd worden via nieuwsbrieven en acties. Hiervoor verwerken wij uw naam, e-mailadres, e-mailvoorkeuren, adresgegevens, geslacht (indien bij ons bekend), leeftijd of leeftijdsgroep (indien bij ons bekend) en andere persoonlijke voorkeuren of onderzoeken.

D. Gerichte steekproefcampagnes & beoordelingen

We kunnen je vragen om een recensie te schrijven voor onze producten. We verzamelen uw e-mailadres en IP-adres wanneer u een recensie indient, zodat wij, samen met derden, de echtheid van uw recensie kunnen verifiëren en u kunnen beschermen tegen neprecensies.

E. Levering van bestellingen

Als je op onze website bestelt, moeten we je bestelling naar je toe kunnen sturen. Daarom hebben wij uw adresgegevens nodig. Hiervoor verwerken wij je naam, adresgegevens, huidige bestelling en in het geval van een pakket met een track & trace code wordt ook je e-mailadres verwerkt.

F. Financiële administratie en boekhoudkundige verplichtingen

Voor de administratie en verificatie van betalingen, autorisaties en storno's moeten we persoonsgegevens verwerken. We moeten bepaalde financiële persoonsgegevens voor langere tijd bewaren om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Het is noodzakelijk om bepaalde persoonsgegevens te verwerken om de betaling te kunnen doen. In deze context verwerken we naam, contactgegevens, bankgegevens, betaalstatus, bestelgeschiedenis en betalingsgeschiedenis.

G. Aanwerving

Als je bij ons solliciteert, moeten we ook persoonsgegevens verwerken, waaronder je naam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, CV en motivatiebrief. Als je deel gaat uitmaken van ons team, bewaren we gegevens die wettelijk verplicht zijn om te verwerken, zoals naam, adres, leeftijd, bankgegevens, evenals de informatie in je personeelsdossier, zoals je arbeidsovereenkomst, bijbehorende documenten, verlofgegevens en prestatiedocumenten.

5. Cookies

Op onze website maken we gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels (hierna: cookies), zowel van onszelf als van derden. Cookies zijn informatiebestanden die automatisch kunnen worden opgeslagen of gelezen op het apparaat van de websitebezoeker wanneer deze een website bezoekt. Dit gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij, samen met derden, gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:

• Functionaliteiten van de website mogelijk maken (technische en functionele cookies)
• Analyseren van websitegebruik en op basis van analyse verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van de website
  (analytische cookies)
• Het maken van een profiel van online gedrag en het tonen van gepersonaliseerde advertenties
  (marketing cookies)

Bij uw eerste bezoek aan onze website geven we een melding over cookies. Indien nodig vragen we uw toestemming voor het gebruik van cookies. Voor een overzicht van de cookies verwijzen we je naar onze Cookieverklaring.

6. Wettelijke grondslagen

Als we van plan zijn om je persoonsgegevens te verwerken, moeten we een rechtsgrondslag hebben onder de GDPR. De GDPR erkent zes verschillende rechtsgrondslagen en wij baseren onze verwerking op vier daarvan, zoals hieronder beschreven.

Het is ook mogelijk dat we de verwerking van je persoonsgegevens op twee of meer van deze gronden baseren.

A. Toestemming

Als er toestemming wordt gegeven voor de verwerking, moet u dit uitdrukkelijk en schriftelijk doen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Wij baseren onze verwerking voor marketingdoeleinden, zoals efficiënte reclame en targeting, op toestemming. Als u onze cookies niet toestaat, mogen we uw persoonsgegevens die nodig zijn voor efficiënte reclame en targeting niet verwerken. We zullen ook toestemming vragen om u te contacteren met nieuwsbrieven en promoties. U kunt aangeven dat u deze communicatie niet langer wenst te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

B. Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit essentieel is voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen jegens jou. Deze verwerking is inherent verbonden aan de overeenkomst en is een natuurlijk gevolg van onze verplichting om diensten te verlenen.

We baseren de verwerking onder andere op onze klantrelatie, klantenadministratie, het voorselecteren en verstrekken van informatie over parfums, het verzenden van bestellingen op deze basis.

C. Noodzakelijk voor een wettelijke verplichting

De verwerking van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Vaak gaat dit gepaard met een minimale bewaartermijn voor persoonsgegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verwerking van financiële administratie en boekhoudkundige verplichtingen, verkoop- en inkoopadministratie en debiteuren- en crediteurenadministratie.

D. Noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang

De verwerking van persoonsgegevens is ook toegestaan als dit noodzakelijk is voor de bescherming van onze belangen. We wegen onze belangen altijd af tegen jouw belangen, rechten en vrijheden voordat we ervoor kiezen om onze verwerking te baseren op een gerechtvaardigd belang. We overwegen bijvoorbeeld of we hetzelfde doel op een andere manier kunnen bereiken zonder uw gegevens nodig te hebben.

We baseren de verwerking van onze analyses en prognoses op het gerechtvaardigd belang. Wat betreft de verwerking voor klanttevredenheid, baseren we deze op zowel ons gerechtvaardigd belang als de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die we met u zijn aangegaan.

In het kader van de werving van medewerkers verwerken wij persoonsgegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, CV en eventuele motivatiebrief ook op basis van ons gerechtvaardigd belang.

7. Gegevensdeling

A. Ascent

Binnen Ascent hebben werknemers alleen toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun taken. Alle medewerkers zijn gebonden aan strikte geheimhoudingsverplichtingen, waardoor de privacy en veiligheid van uw gegevens wordt gewaarborgd. Persoonsgegevens kunnen binnen Ascent worden gedeeld, uitgewisseld en gecombineerd voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden uiteengezet.

B. Derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden tenzij dit noodzakelijk is voor specifieke verwerkingsdoeleinden.

Als verantwoordelijke voor de verwerking kunnen wij verwerkers inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkers worden zorgvuldig geselecteerd en zijn gebonden aan alle overeenkomsten die nodig zijn om uw privacy te waarborgen. Wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking en behouden de uiteindelijke controle. De verwerker verwerkt uw persoonlijke gegevens op basis van onze instructies en veiligheidsnormen.

Gegevens worden alleen doorgegeven aan landen buiten de EU voor zover verwerkers zich bezighouden met het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. Het is ook mogelijk dat onze verwerkers (sub)verwerkers inschakelen die gevestigd zijn buiten de EU. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat deze gegevens op een gelijkwaardige manier worden beschermd als in de EU.

8. Bewaring van uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de uitvoering van de overeenkomst. Daarna worden de gegevens zo lang bewaard als redelijk is met het oog op het verwerkingsdoel waarvoor de gegevens zijn verwerkt. Waar mogelijk worden gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging van uw persoonlijke gegevens

Wij hanteren strenge organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om uw persoonlijke gegevens effectief te beschermen. Alle persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt, worden vertrouwelijk behandeld, met als doel ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of andere ongeoorloofde aanpassingen van uw persoonlijke gegevens te voorkomen.

10. Uw rechten

Wij hebben het recht om uw persoonlijke gegevens te verwerken op basis van de bovengenoemde rechtsgrondslagen. U hebt echter ook verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Merk op dat deze rechten onderworpen zijn aan voorwaarden. Voor vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@ascent-store.com.

A. Recht op duidelijke informatie

U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en hoe. Door middel van deze Privacyverklaring proberen wij u uitgebreide en transparante informatie te verstrekken.

B. Recht op toegang en rectificatie

Als u geïnteresseerd bent in toegang tot de gegevens die wij over u verwerken, kunt u verzoeken om toegang tot uw persoonlijke gegevens. Wij zijn verplicht om aan dit verzoek te voldoen. Als u van mening bent dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, kunt u verzoeken om rectificatie door middel van aanvulling of wijziging.

C. Recht op het wissen van uw gegevens

U hebt het recht om ons te verzoeken alle gegevens die wij over u hebben verwerkt te wissen. We zijn niet altijd verplicht om aan dit verzoek te voldoen, omdat het kan voorkomen dat we bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren op basis van een wettelijke verplichting.

D. Recht op beperking

U kunt verzoeken om een tijdelijke beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kan gebeuren als de verwerkte gegevens onjuist zijn, de verwerking onwettig wordt geacht, de verwerking niet langer noodzakelijk is of u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

E. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om ons te verzoeken alle persoonlijke gegevens die wij over u hebben verwerkt in een gestructureerd en leesbaar formaat te verkrijgen of over te dragen aan een andere partij. Overdracht aan een derde partij is alleen mogelijk voor zover dit technisch haalbaar is.

F. Recht op bezwaar tegen verwerking

In bepaalde gevallen hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In de eerste plaats kunt u bezwaar maken tegen direct marketing, zoals reclame op basis van een gerechtvaardigd belang, waarvoor u geen toestemming hebt gegeven. U kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden. Dit geldt alleen als de persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. Als er geen dwingende redenen zijn om de verwerking te rechtvaardigen, moeten we stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.

G. Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming

U hebt het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming en mag niet worden onderworpen aan volledig geautomatiseerde besluiten. Dit zijn besluiten die zonder menselijke tussenkomst aanzienlijke gevolgen of juridische consequenties kunnen hebben voor de betrokkene.

H. Klachten en beroep op rechten

Als u een klacht hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens of als u een beroep wilt doen op een van de bovenstaande rechten, zetten wij ons in om de kwestie samen met u op te lossen. Binnen een maand na ontvangst van uw verzoek zullen wij u informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze periode kan worden verlengd met twee maanden voor complexe verzoeken. Houd er rekening mee dat we, om uw identiteit te bevestigen, specifieke
informatie kunnen opvragen om fraude en misbruik te voorkomen. Als we niet tot overeenstemming kunnen komen, heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Indien wijzigingen voor u van belang zijn, zullen wij u hiervan tijdig op de hoogte stellen.

Versie

December 2023