Ascent Privacybeleid & Algemene Voorwaarden

1. Inleiding

Wij zijn Ascent B.V., een in Nederland geregistreerd bedrijf met KvK-nummer 92062962. Ons kantoor is gevestigd aan de Westplein 12 3016 BM Rotterdam. Ascent B.V. verwerkt persoonsgegevens. Wanneer je onze website bezoekt, je op onze website abonneert, een bestelling plaatst op onze website, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of bij ons solliciteert, verwerken wij je persoonsgegevens. Als je bij ons solliciteert, moeten wij ook je persoonsgegevens verwerken.

Wij hechten waarde aan je privacy en doen er alles aan om je persoonsgegevens te beschermen. Daarom willen we je duidelijk informeren over hoe wij je gegevens verwerken, met welk doel, hoe lang wij je gegevens bewaren en hoe wij je persoonsgegevens beschermen.

Wij raden je aan om zowel onze privacyverklaring als onze algemene voorwaarden zorgvuldig te lezen voordat je je persoonsgegevens met ons deelt of een overeenkomst met ons aangaat. Heb je na het lezen van deze privacyverklaring of onze algemene voorwaarden nog vragen, dan kun je altijd contact met ons opnemen door te mailen naar hello@ascent-store.com.

In deze privacyverklaring wordt de verwerking van persoonsgegevens besproken. Daaronder verstaan wij het volgende:

Persoonsgegevens:

Alle informatie over identificeerbare natuurlijke personen. Dit omvat alle gegevens die direct of indirect informatie over jou geven, zoals je naam, geslacht, leeftijd, e-mailadres, geboortedatum en je transactiegegevens.

Verwerking van persoonsgegevens:

Alle handelingen die wij met je persoonsgegevens kunnen uitvoeren, waaronder het verzamelen, gebruiken, opslaan, wijzigen, doorsturen en (gedeeltelijk) verwijderen van je persoonsgegevens.

Wij willen je erop wijzen dat wij niet van plan zijn persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan zestien (16) jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouder(s) of voogd om een overeenkomst met ons aan te gaan of onze website te bezoeken. Wij proberen te controleren of iemand ouder is dan zestien (16) jaar of dat ouder(s) of voogden toestemming hebben gegeven, maar omdat wij dit niet altijd kunnen controleren, raden wij ouders of voogden aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

In principe verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die van nature extra gevoelig zijn, zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke voorkeur en genetische gegevens. Geef zulke gegevens daarom niet aan ons door. Wij hebben die informatie niet nodig en ontvangen haar liever niet. Deel je ze toch met ons, dan is dat je eigen keuze.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle hierin genoemde verwerkingen van persoonsgegevens door Ascent, waarbij Ascent de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

2. Personen

Wij verwerken persoonsgegevens van alle personen met wie wij een directe of indirecte relatie hebben. Dit omvat de volgende categorieën:

Personen die zijn geabonneerd op onze nieuwsbrief;
Personen die een bestelling op onze website hebben geplaatst;
Geïnteresseerden;
Personen die deelnemen aan een enquête;
Personen die via sociale media of op een andere manier interesse tonen in onze producten en abonnementen;
Personen die bij ons solliciteren;

Zakelijke relaties.

3. Verkrijging

Ascent verwerkt persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt. Je verstrekt persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt, je abonneert, een bestelling plaatst op onze website of een enquête invult. Ook als je telefonisch, via de website of per e-mail contact met ons opneemt, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Daarnaast kun je persoonsgegevens verstrekken wanneer je onze website bezoekt.

Je bent nooit verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wil je bepaalde persoonsgegevens niet verstrekken, dan kunnen wij je mogelijk bepaalde diensten en producten niet aanbieden. Bij het invullen van persoonsgegevens geven wij aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke je optioneel kunt verstrekken.

Er zijn ook persoonsgegevens die wij verkrijgen via cookies en andere technieken. Zo kunnen wij van derden, zoals Google, informatie ontvangen over je geschatte locatie. Wij gebruiken deze informatie alleen voor zover het wettelijk kader dat toestaat.

Bij een samenwerking met een ander bedrijf of een andere bedrijfsactiviteit kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken. Gegevens kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Daarbij worden algemene profielgegevens aangevuld met gegevens van derden, zodat wij je gerichte content of aanbiedingen kunnen tonen.

4. Doeleinden

Wij verwerken je gegevens voor verschillende doeleinden. De belangrijkste doeleinden staan hieronder beschreven. Andere verwerkingsdoeleinden hangen nauw samen met de hieronder beschreven doeleinden. Als
wij gegevens verwerken voor een doel dat niet kan worden gekoppeld aan de onderstaande doeleinden, laten wij je dat tijdig weten.

A. Klantrelatie en administratie

Het is noodzakelijk dat wij contact met je kunnen onderhouden. Om dit contact te optimaliseren, is het wenselijk dat wij klantcontact kunnen analyseren. Ook verwerken wij eventuele klachten op jouw naam om ze op te lossen.

Het is essentieel voor ons om vast te stellen hoe onze relatie met jou tot stand is gekomen en deze te volgen. Wij moeten weten of je een bestelling op onze website hebt geplaatst, of je een geïnteresseerde bent, of dat je om een andere reden contact met ons hebt opgenomen. Hiervoor verwerken wij je naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien bij ons bekend), geslacht (indien bij ons bekend), betaalstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling en bestelgeschiedenis.

Ook voor onze zakelijke relaties is het noodzakelijk dat wij zowel het contact als de relatie onderhouden. Hiervoor verzamelen en verwerken wij je naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien beschikbaar), betaalstatus, betaalgeschiedenis en zowel huidige als eerdere bestellingen.

B. Klanttevredenheid & service

Klanttevredenheid staat bij ons hoog in het vaandel, en een wezenlijk onderdeel van onze service is het geven van informatie over parfums. Wij adviseren je over geuren die bij je zouden kunnen passen en die je mogelijk mooi vindt. Voor voorselectie, advies en het delen van inspiratie verwerken wij je naam, geslacht (indien bij ons bekend), leeftijdscategorie (indien bij ons bekend), huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen.

In het kader van klanttevredenheid en het verbeteren van onze bedrijfsprestaties werken wij ook met loyaliteits- en referralprogramma's en klanttevredenheidsonderzoeken. Hiervoor verwerken wij je naam, adresgegevens, e-mailadres, geslacht (indien bij ons bekend), telefoonnummer (indien bij ons bekend), betaalstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling, bestelgeschiedenis, geur, eventuele klachten op jouw naam en de feedback die je geeft in onze klanttevredenheidsonderzoeken.

Voor de klanttevredenheid vinden wij het ook belangrijk om te analyseren welke geuren populair zijn bij onze klanten en welke geuren nog ontbreken in ons assortiment. Zo kunnen wij inschatten welke geuren wij gaan maken en kunnen wij favoriete parfums bepalen. Hiervoor verwerken wij je huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestelling.

Wij willen eventuele tekortkomingen en problemen met je bestellingen voor al onze klanten en zakelijke relaties zo snel mogelijk kunnen opsporen en oplossen. Eventuele tekortkomingen in de bestelling worden vastgelegd, zodat wij ze kunnen analyseren en kunnen voorkomen dat ze in de toekomst vaker voorkomen. Hiervoor verwerken wij je naam, adresgegevens, e-mailadres (bij verzending met een track & trace-code) en eventuele klachten (op jouw naam). Hetzelfde geldt bij eventuele geschillen. Bij technische problemen gebruiken wij de informatie die nodig is om het probleem te achterhalen en op te lossen, zoals naam, adresgegevens, e-mail, bankgegevens, betaalstatus, betaalgeschiedenis, bestelgeschiedenis en IP-adressen.

C. Marketingdoeleinden

Wij houden je graag op de hoogte van het laatste nieuws, aanbiedingen en acties van Ascent en delen graag inspiratie. Om je te benaderen voor gerichte acties en aanbiedingen, analyseren wij je Ascent-parfumprofiel. Je kunt door ons benaderd worden via nieuwsbrieven en acties. Hiervoor verwerken wij je naam, e-mailadres, e-mailvoorkeuren, adresgegevens, geslacht (indien bij ons bekend), leeftijd of leeftijdscategorie (indien bij ons bekend) en andere persoonlijke voorkeuren of enquêtes.

D. Gerichte samplecampagnes & reviews

Wij kunnen je vragen een review over onze producten te schrijven. Wij verzamelen je e-mail- en IP-adres wanneer je een review plaatst, zodat wij samen met derden de echtheid van je review kunnen controleren en ons kunnen beschermen tegen nepreviews.

E. Levering van bestellingen

Als je via onze website bestelt, moeten wij je bestelling naar je kunnen verzenden. Daarvoor hebben wij je adresgegevens nodig. Hiervoor verwerken wij je naam, adresgegevens en huidige bestelling, en bij een pakket met een track & trace-code ook je e-mailadres.

F. Financiële administratie & boekhoudplicht

Voor de administratie en controle van betalingen, autorisaties en terugboekingen moeten wij persoonsgegevens verwerken. Bepaalde financiële persoonsgegevens moeten wij langer bewaren om aan onze wettelijke verplichting te voldoen. Het is noodzakelijk om bepaalde persoonsgegevens te verwerken om de betaling te kunnen uitvoeren. In dit kader verwerken wij naam, contactgegevens, bankgegevens, betaalstatus, bestelgeschiedenis en betaalgeschiedenis.

G. Werving

Als je bij ons solliciteert, moeten wij ook persoonsgegevens verwerken, waaronder je naam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, cv en motivatiebrief. Kom je bij ons team, dan bewaren wij de gegevens die wij wettelijk moeten verwerken, zoals naam, adres, leeftijd en bankgegevens, en de informatie in je personeelsdossier, zoals je arbeidsovereenkomst, bijbehorende documenten, verlofregistratie en beoordelingen.

5. Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels (hierna: cookies), van onszelf en van derden. Cookies zijn informatiebestanden die bij een bezoek aan een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat van de websitebezoeker. Dit gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij en derden gebruiken cookies voor de volgende doeleinden:

Het mogelijk maken van functionaliteiten van de website (technische en functionele cookies)
Het analyseren van het websitegebruik en, op basis van die analyse, het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van de website
(analytische cookies)
Het opstellen van een profiel van online gedrag en het tonen van gepersonaliseerde advertenties
(marketingcookies)

Bij je eerste bezoek aan onze website tonen wij een melding met uitleg over cookies. Waar nodig vragen wij je toestemming voor het gebruik van cookies. Een overzicht van de cookies vind je in onze cookieverklaring.

6. Rechtsgronden

Als wij je persoonsgegevens willen verwerken, moeten wij daarvoor een rechtsgrond hebben op grond van de AVG. De AVG kent zes verschillende rechtsgronden, en wij baseren onze verwerkingen op vier daarvan, zoals hieronder beschreven.

Het is ook mogelijk dat wij de verwerking van je persoonsgegevens op twee of meer van deze gronden baseren.

A. Toestemming

Als je toestemming geeft voor de verwerking, moet je dit uitdrukkelijk en schriftelijk doen. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

Onze verwerkingen voor marketingdoeleinden, zoals efficiënte advertenties en targeting, baseren wij op toestemming. Sta je onze cookies niet toe, dan mogen wij de persoonsgegevens die nodig zijn voor efficiënte advertenties en targeting niet verwerken. Wij vragen ook toestemming om je te benaderen met nieuwsbrieven en acties. Je kunt aangeven dat je deze berichten niet meer wilt ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

B. Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens jou na te komen. Deze verwerking hoort onlosmakelijk bij de overeenkomst en is een logisch gevolg van onze toezegging om diensten te leveren.

Wij baseren onder meer de volgende verwerkingen hierop: onze klantrelatie, de klantadministratie, het voorselecteren van en informeren over parfums en het verzenden van bestellingen.

C. Noodzakelijk voor een wettelijke verplichting

De verwerking van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Vaak gaat het dan om een minimale bewaartermijn voor persoonsgegevens. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de financiële administratie en boekhoudplicht, de verkoop- en inkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie.

D. Noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang

De verwerking van persoonsgegevens is ook toegestaan als die noodzakelijk is voor de behartiging van onze belangen. Wij wegen onze belangen altijd af tegen jouw belangen, rechten en vrijheden voordat wij ervoor kiezen een verwerking te baseren op een gerechtvaardigd belang. Wij kijken bijvoorbeeld of wij hetzelfde doel op een andere manier kunnen bereiken, zonder je gegevens nodig te hebben.

De verwerking voor onze analyses en prognoses baseren wij op de grondslag gerechtvaardigd belang. De verwerking voor klanttevredenheid baseren wij zowel op ons gerechtvaardigd belang als op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben gesloten.

In het kader van werving en selectie verwerken wij persoonsgegevens zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, cv en eventuele motivatiebrief eveneens op basis van ons gerechtvaardigd belang.

7. Delen van gegevens

A. Ascent

Binnen Ascent hebben medewerkers alleen toegang tot je persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor hun werkzaamheden. Alle medewerkers zijn gebonden aan strikte geheimhoudingsverplichtingen, zodat de privacy en veiligheid van je gegevens gewaarborgd zijn. Binnen Ascent kunnen persoonsgegevens worden gedeeld, uitgewisseld en gecombineerd voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven.

B. Derden

Wij delen je persoonsgegevens niet met derden, tenzij dat noodzakelijk is om specifieke verwerkingsdoeleinden te bereiken.

Als verwerkingsverantwoordelijke kunnen wij verwerkers inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkers worden zorgvuldig geselecteerd en zijn gebonden aan alle afspraken die nodig zijn om je privacy te waarborgen. Wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking en houden de uiteindelijke zeggenschap. De verwerker verwerkt je persoonsgegevens op basis van onze instructies en beveiligingsnormen.

Gegevens worden alleen doorgegeven aan landen buiten de EU voor zover verwerkers persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Het is ook mogelijk dat onze verwerkers (sub)verwerkers inschakelen die buiten de EU zijn gevestigd. In dat geval zorgen wij ervoor dat deze gegevens op een gelijkwaardige manier worden beschermd als in de EU.

8. Bewaren van je persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden bewaard zolang de overeenkomst wordt uitgevoerd. Daarna worden de gegevens bewaard zolang dat redelijk is gezien het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Waar mogelijk worden gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij nemen strenge organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om je persoonsgegevens goed te beschermen. Alle persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, worden vertrouwelijk behandeld, om onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of andere ongeoorloofde aanpassingen van je persoonsgegevens te voorkomen.

10. Jouw rechten

Wij hebben het recht om je persoonsgegevens te verwerken op basis van de hierboven genoemde rechtsgronden. Je hebt echter ook een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens. Let op: aan deze rechten zijn voorwaarden verbonden. Voor vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via hello@ascent-store.com.

A. Recht op duidelijke informatie

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe. Met deze privacyverklaring proberen wij je volledig en transparant te informeren.

B. Recht op inzage en rectificatie

Wil je inzien welke gegevens wij over je verwerken, dan kun je een verzoek tot inzage in je persoonsgegevens indienen. Wij zijn verplicht aan dit verzoek te voldoen. Denk je dat je gegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, dan kun je om rectificatie vragen, door aanvulling of wijziging.

C. Recht op verwijdering van je gegevens

Je hebt het recht ons te vragen alle gegevens die wij over je hebben verwerkt te verwijderen. Wij zijn niet altijd verplicht aan dit verzoek te voldoen, omdat het kan voorkomen dat wij bepaalde persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.

D. Recht op beperking

Je kunt vragen om een tijdelijke beperking van de verwerking van je persoonsgegevens. Dat kan als de verwerkte gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet langer nodig zijn of je bezwaar maakt tegen onze verwerking van je persoonsgegevens.

E. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht ons te vragen alle persoonsgegevens die wij over je hebben verwerkt in een gestructureerde en leesbare vorm te verkrijgen of over te dragen aan een andere partij. Overdracht aan een derde is alleen mogelijk voor zover dat technisch haalbaar is.

F. Recht van bezwaar tegen verwerking

In bepaalde gevallen heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt vooral bezwaar maken tegen direct marketing, zoals advertenties op basis van een gerechtvaardigd belang, waarvoor je geen toestemming hebt gegeven. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden. Dit geldt alleen als persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. Zijn er geen dwingende redenen die de verwerking rechtvaardigen, dan moeten wij stoppen met het verwerken van je persoonsgegevens.

G. Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming en mag niet onderworpen worden aan volledig geautomatiseerde besluiten. Dit zijn besluiten die zonder menselijke tussenkomst aanzienlijke gevolgen of rechtsgevolgen voor de betrokkene kunnen hebben.

H. Klachten en het uitoefenen van je rechten

Heb je een klacht over onze verwerking van je persoonsgegevens of wil je een van de bovenstaande rechten uitoefenen, dan zetten wij ons in om het samen met je op te lossen. Binnen een maand na ontvangst van je verzoek laten wij je weten of wij aan je verzoek kunnen voldoen. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Let op: om je identiteit te bevestigen, kunnen wij om specifieke
informatie vragen, om fraude en misbruik te voorkomen. Komen wij er samen niet uit, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. Als wijzigingen voor jou relevant kunnen zijn, laten wij je dat tijdig weten.