Privacybeleid

1. Introductie

Wij zijn Ascent B.V., een onderneming geregistreerd in Nederland onder KvK-nummer 92062962. Ons kantoor is gevestigd aan de Sophiakade 55, 3061 DK, Rotterdam. Ascent B.V. verwerkt persoonsgegevens. Wanneer je onze website bezoekt, je inschrijft op onze website, een bestelling plaatst via onze website, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of solliciteert op een functie bij ons, verwerken wij jouw persoonsgegevens.

Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en doen er alles aan om jouw persoonsgegevens te beschermen. Daarom willen wij je duidelijk informeren over hoe wij jouw gegevens verwerken, voor welke doeleinden wij dit doen, hoe lang wij jouw gegevens bewaren en hoe wij jouw persoonsgegevens beschermen.

Wij raden je aan om zowel onze Privacyverklaring als onze Algemene Voorwaarden zorgvuldig door te lezen voordat je persoonsgegevens met ons deelt of een overeenkomst met ons aangaat. Als je na het lezen van deze Privacyverklaring of onze Algemene Voorwaarden nog vragen hebt, kun je altijd contact met ons opnemen via hello@ascent-store.com.

In deze Privacyverklaring verstaan wij onder:

Persoonsgegevens:

Alle informatie over identificeerbare natuurlijke personen. Dit omvat alle gegevens die direct of indirect informatie over jou geven, zoals jouw naam, geslacht, leeftijd, e-mailadres, geboortedatum en transactiedata.

Verwerking van persoonsgegevens:

Alle handelingen die wij met jouw persoonsgegevens kunnen uitvoeren, waaronder verzamelen, gebruiken, opslaan, wijzigen, doorsturen en (gedeeltelijk) verwijderen van persoonsgegevens.

Wij willen erop wijzen dat wij niet de intentie hebben om persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan zestien (16) jaar, tenzij zij toestemming hebben gekregen van hun ouder(s) of voogd om een overeenkomst met ons aan te gaan of onze website te bezoeken. Wij proberen te verifiëren of iemand ouder is dan zestien (16) jaar of toestemming heeft van ouder(s) of voogd(en), maar omdat wij dit niet altijd kunnen controleren, raden wij ouders en voogden aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

In principe verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die door hun aard extra gevoelig zijn, zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke voorkeuren en genetische gegevens. Verstrek deze gegevens daarom niet aan ons. Wij hebben deze informatie niet nodig en ontvangen deze liever niet. Als je deze toch met ons deelt, is dat jouw eigen keuze.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle hierin genoemde verwerkingen van persoonsgegevens door Ascent, waarbij Ascent de verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Personen

Wij verwerken persoonsgegevens van alle personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dit betreft onder andere:

Personen die zich hebben ingeschreven voor onze nieuwsbrief;
Personen die een bestelling hebben geplaatst via onze website;
Geïnteresseerden;
Personen die deelnemen aan een enquête;
Personen die via social media of andere kanalen interesse tonen in onze producten en abonnementen;
Personen die bij ons solliciteren;
Zakelijke relaties.

3. Verkrijging

Ascent verwerkt persoonsgegevens die jij zelf aan ons verstrekt. Je verstrekt bijvoorbeeld persoonsgegevens wanneer je een account aanmaakt, je inschrijft, een bestelling plaatst via onze website of een enquête invult.

Daarnaast verwerken wij bepaalde persoonsgegevens wanneer je contact met ons opneemt via telefoon, website of e-mail. Ook wanneer je onze website bezoekt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt.

Je bent nooit verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als je bepaalde persoonsgegevens niet wilt verstrekken, kan het zijn dat wij bepaalde diensten of producten niet kunnen aanbieden. Bij het invoeren van persoonsgegevens geven wij aan welke gegevens verplicht zijn en welke optioneel zijn.

Daarnaast verkrijgen wij persoonsgegevens via cookies en andere technieken. Zo kunnen wij bijvoorbeeld informatie ontvangen van derden zoals Google over jouw geschatte locatie. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Bij samenwerking met een derde partij of andere bedrijfsactiviteiten kunnen wij eveneens persoonsgegevens verwerken. Gegevens kunnen ook worden gebruikt voor marketingdoeleinden, bijvoorbeeld om algemene profielgegevens van derden aan te vullen zodat wij jou gerichte content of aanbiedingen kunnen tonen.

4. Doeleinden

Wij verwerken jouw gegevens voor verschillende doeleinden. De belangrijkste doeleinden worden hieronder beschreven.

A. Klantrelatie en administratie

Om contact met jou te onderhouden verwerken wij persoonsgegevens. Ook verwerken wij eventuele klachten om deze op te lossen.

Hiervoor verwerken wij jouw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer (indien bekend), geslacht (indien bekend), betalingsstatus, betalingsgeschiedenis, huidige bestelling en bestelgeschiedenis.

Voor zakelijke relaties verwerken wij eveneens naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsstatus, betalingsgeschiedenis en huidige en eerdere bestellingen.

B. Klanttevredenheid en service

Wij vinden klanttevredenheid erg belangrijk. Daarom adviseren wij klanten over geuren die mogelijk goed bij hen passen.

Hiervoor verwerken wij jouw naam, geslacht (indien bekend), leeftijdsgroep (indien bekend), huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen.

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor loyaliteitsprogramma’s, referralprogramma’s en klanttevredenheidsonderzoeken.

Wij analyseren ook welke geuren populair zijn en welke geuren ontbreken in ons assortiment. Hiervoor verwerken wij jouw huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen.

Bij problemen met bestellingen verwerken wij jouw naam, adresgegevens, e-mailadres en eventuele klachten om deze zo snel mogelijk op te lossen.

Bij technische problemen kunnen wij naam, adresgegevens, e-mailadres, bankgegevens, betalingsstatus, betalingsgeschiedenis, bestelgeschiedenis en IP-adressen verwerken.

C. Marketingdoeleinden

Wij houden je graag op de hoogte van nieuws, aanbiedingen en promoties van Ascent.

Hiervoor verwerken wij jouw naam, e-mailadres, e-mailvoorkeuren, adresgegevens, geslacht (indien bekend), leeftijd of leeftijdsgroep (indien bekend) en andere voorkeuren of enquêteresultaten.

D. Samplingcampagnes en reviews

Wij kunnen je vragen een review achter te laten over onze producten.

Hiervoor verwerken wij jouw e-mailadres en IP-adres om reviews te verifiëren en nepreviews te voorkomen.

E. Levering van bestellingen

Wanneer je een bestelling plaatst via onze website, verwerken wij jouw naam, adresgegevens en huidige bestelling.

Bij verzending met track & trace verwerken wij ook jouw e-mailadres.

F. Financiële administratie en wettelijke verplichtingen

Voor betalingen, autorisaties en terugbetalingen verwerken wij persoonsgegevens.

Wij verwerken hiervoor naam, contactgegevens, bankgegevens, betalingsstatus, bestelgeschiedenis en betalingsgeschiedenis.

G. Recruitment

Wanneer je solliciteert verwerken wij jouw naam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, CV en motivatiebrief.

Wanneer je bij ons in dienst komt verwerken wij ook gegevens zoals jouw arbeidsovereenkomst, verlofregistraties en personeelsdossier.

5. Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken zoals pixels.

Wij en derde partijen gebruiken cookies voor:

Het mogelijk maken van websitefunctionaliteiten (technische en functionele cookies);
Het analyseren van websitegebruik en verbeteren van gebruiksvriendelijkheid (analytische cookies);
Het opstellen van profielen van online gedrag en tonen van gepersonaliseerde advertenties (marketingcookies).

Bij jouw eerste bezoek aan onze website tonen wij een cookiemelding. Indien nodig vragen wij toestemming.

Voor een overzicht van cookies verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

6. Rechtsgronden

Volgens de AVG moeten wij een wettelijke grondslag hebben om persoonsgegevens te verwerken.

Wij baseren verwerking op de volgende grondslagen:

A. Toestemming

Bij marketingdoeleinden zoals advertenties, targeting, nieuwsbrieven en promoties.

B. Uitvoering van een overeenkomst

Voor klantrelatiebeheer, bestellingen en leveringen.

C. Wettelijke verplichting

Voor financiële administratie en fiscale verplichtingen.

D. Gerechtvaardigd belang

Voor analyses, forecasts, klanttevredenheid en recruitment.

7. Delen van gegevens

A. Binnen Ascent

Binnen Ascent hebben medewerkers alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Alle medewerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen.

B. Derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is.

Wij werken met zorgvuldig geselecteerde verwerkers.

Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt zorgen wij voor passende bescherming conform de AVG.

8. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden bewaard gedurende de uitvoering van de overeenkomst en daarna zolang redelijk noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verwerkt.

Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

9. Beveiliging

Wij nemen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik.

10. Jouw rechten

Wij hebben het recht om jouw persoonsgegevens te verwerken op basis van de hierboven genoemde wettelijke grondslagen. Daarnaast heb jij ook verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Let op dat deze rechten aan bepaalde voorwaarden zijn verbonden. Voor vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via hello@ascent-store.com.

A. Recht op duidelijke informatie

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en op welke manier. Via deze Privacyverklaring proberen wij je zo volledig en transparant mogelijk te informeren.

B. Recht op inzage en rectificatie

Als je wilt weten welke gegevens wij van jou verwerken, kun je een verzoek indienen om inzage in jouw persoonsgegevens. Wij zijn verplicht om hieraan mee te werken. Als je van mening bent dat jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, kun je verzoeken om correctie, aanvulling of wijziging van deze gegevens.

C. Recht op verwijdering van gegevens

Je hebt het recht om ons te verzoeken alle persoonsgegevens die wij van jou hebben verwerkt te verwijderen. Wij zijn echter niet altijd verplicht om hieraan te voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.

D. Recht op beperking van verwerking

Je kunt verzoeken om een tijdelijke beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld wanneer gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet langer nodig zijn of wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

E. Recht op data portabiliteit

Je hebt het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens in een gestructureerd en leesbaar formaat te ontvangen of deze over te laten dragen aan een andere partij. Overdracht aan een derde partij is alleen mogelijk voor zover dit technisch haalbaar is.

F. Recht van bezwaar

In bepaalde gevallen heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit geldt bijvoorbeeld voor direct marketing op basis van een gerechtvaardigd belang waarvoor je geen toestemming hebt gegeven. Je kunt ook bezwaar maken vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden. Dit geldt alleen wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. Als er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking, moeten wij stoppen met het verwerken van jouw persoonsgegevens.

G. Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming en mag niet volledig worden onderworpen aan besluiten die zonder menselijke tussenkomst significante gevolgen of juridische gevolgen voor jou hebben.

H. Klachten en uitoefening van rechten

Als je een klacht hebt over onze verwerking van jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van één van bovenstaande rechten, zullen wij ons inspannen om dit samen met jou op te lossen. Binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek laten wij weten of wij aan jouw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan bij complexe verzoeken met twee maanden worden verlengd.

Om jouw identiteit te bevestigen kunnen wij aanvullende informatie opvragen om fraude en misbruik te voorkomen.

Als wij er samen niet uitkomen, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.